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一般社団法人北海道中小企業家同友会札幌支部
広報活動における情報の取り扱いに関するガイドライン


1.ガイドライン制定の目的

一般社団法人北海道中小企業家同友会札幌支部(以下、同友会札幌支部という)では、日々さまざまな活動が行われ、その様子が文書、写真、音声、映像などの形で記録されています。そしてこれらの情報は、同友会札幌支部の広報活動の中で、WebサイトやSNSを中心に公開されています。
個人情報保護法の順守、プライバシー権や肖像権の議論など、個人の尊厳や生活の保護に対して厳しく見られる時代になっています。その一方で、データのデジタル化が進み、インターネットの普及やICT技術の進歩によって、誰もが簡単に広範囲に情報を発信できるようになってきました。これらの活動情報の取り扱いに関する同友会札幌支部としての統一基準が必要になってきました。
そこで、同友会札幌支部では、会の内外に向けた広報活動の強化をめざす中で、特に肖像権の侵害やプライバシーの侵害に関わる活動情報の取り扱いに関するガイドラインを制定します。

2.ガイドラインで対象になる情報

⑴文書情報:活動内容の予告や報告などの目的で、印刷したり Webサイトに公開した文書
⑵写真情報:活動内容の予告や報告などの目的で、印刷したり Webサイトに公開した写真
⑶映像情報:活動内容の予告や報告などの目的で、印刷したり Webサイトに公開した映像
⑷音声情報:活動内容の予告や報告などの目的で、印刷したり Webサイトに公開した音声

3.活動記録情報の取り扱いに関する事前表明

⑴同友会札幌支部の活動を記録した情報の取り扱いがあとでトラブルに発展しないように、インターネットを含めた広報活動で利用する可能性があることを、印刷物の案内資料やWebサイト上に告知して、参加者に事前に表明するものとします。
⑵例会のような活動では、開会後の挨拶の中や例会アンケートの中で、「この会の様子を撮影や録音します。記録した内容を印刷物やインターネット上で利用する場合があります不都合のある方は挙手をお願いします。」と参加者に事前に意思表明を促すものとします。
⑶講演会や合同企業説明会のような、ゲストが多く参加したり、参加者が特定される活動の場合は、参加者に事前に配布される印刷物の案内資料やWebサイト上での事前の告知などに、上記と同様の表現を入れるものとします。
⑷参加者からの事前の意思表明が無かった場合は、下記の「4.印刷物への掲載する際のガイドライン」と「5.インターネット上で掲載する際のガイドライン」で対応するものとします。
⑸行事の申込みで情報を得る場合は、取得目的以外に使用しないこととします。

4.印刷物に掲載する際のガイドライン

会内広報を目的とした活動記録情報を、会外広報の目的に利用する際のガイドラインは、下記の通りとします。 ⑴掲載の承諾が不要な場合
顔も個人名も判明できない場合は、本人から掲載の承諾を得る必要はないものとします。
⑵掲載の承諾が必要な場合
上記の「3.活動記録情報の取り扱いに関する事前表明」の方法などで参加者に事前に意思表明を促していない上に、写真や文書で個人名が判明してしまう場合は、本人からの承諾を得る必要があるものとします。
⑶掲載できないか制限される場合
もしも本人から掲載の承諾を得ることができない場合は、掲載を止めるか、該当箇所の内容を制限するものとします。

5.インターネット上に掲載する際のガイドライン

5.インターネット上に掲載する際のガイドライン
同友会札幌支部の会員しか閲覧できないWebサイト及びSNSツールやその他のWebツール、不特定多数の人が閲覧できるWebサイト及びSNSツールやその他のWebツールにおいて、活動記録情報を接的な掲載や間接的なリンク誘導で利用する場合も、上記の「4.印刷物へ掲載する際のガイドライン」で同様に対応するものとします。

6.デジタル写真や映像データの取り扱い注意

Webサイト上に掲載するデジタル写真や映像データは、閲覧者のインターネット利用環境への負荷及び個人の特定やデータの二次利用を防ぐために、掲載に際しては必要十分なデータサイズに調整し、写真や映像の必要のない部分や問題のある部分はトリミング処理で削除するものとします。

7.活動記録情報や会員個人情報の取り扱い注意

掲載に際しては、同友会の理念と目的の追求や、同友会の内外に向けた健全な広報活動を行うことを目的を前提とし、情報の取り扱いには十分に注意するものとします。
⑴掲載を注意する活動記録情報
①第三者のプライバシー、肖像権、知的所有権を侵害する恐れのある情報
②個人の政治・宗教・商業活動に関する情報
③真実・法令・公序良俗に反する恐れのある情報
④他人の悪口や差別につながったり、名誉や信用を傷つけたり、利益を損なう恐れのある情報
⑤同友会札幌支部の信用や品位を傷つける恐れがあったり、同友会札幌支部が不適当と判断する情報
⑵掲載を注意する会員個人情報
掲載できる会員個人情報は「全国会員データベース(DOYUNET)」に公開された下記の項目に準拠するものとします。
①同友会名②会社名③事業概要➃会員名⑤社内役職⑥会社所在地⑦会社電話番号⑧会社FAX番号⑨会社URL ただし、利用に際しては先方の了解なくして本データを利用した DMなどを送付することや無作為に営業の電話をすることなどは行わないように、「同友会全国会員データベースの利用について」の内容に準拠するものとします。

8.ガイドライン違反行為への対処

ガイドラインに違反した場合は、執行委員会にて審議の後、支部幹事会の承認を受けた上で、下記の方法にて処分するものとします。
⑴同友会札幌支部の公式Webサイト及びSNSアカウントは、次の5つとします。
同友会札幌支部 公式Webサイト https://sapporo.hokkaido.doyu.jp/
同友会札幌支部 公式facebookページ https://www.facebook.com/sapporodoyu/
同友会札幌支部 公式Instagram https://www.instagram.com/douyuusapporo/?utm_source=qr&igshid=OGU0MmVlOWVjOQ%3D%3D
同友会札幌支部 公式YouTube『SapporoDoyu』 https://www.youtube.com/@sapporodoyu7125
同友会札幌支部 公式YouTube『さっぽろ同友会チャンネル』 https://www.youtube.com/channel/UCjw7L0URpz17_Kj9U8j1GZw
⑵公式Webサイト及びSNSアカウントでのガイドライン違反投稿者に事実を確認し、厳重注意の上再発防止を促すとともに当該情報を削除します。
⑶上記以外のWebサイト
サイト管理者へ事実確認をし、当該情報の削除を依頼します。

9.会の内外からの指摘や苦情への対処

同友会札幌支部または関係者から、掲載内容の訂正や削除及び権利の侵害への対処要請を受けた場合、または同友会札幌支部外の不特定多数の第三者の閲覧から掲載情報の内容について指摘を受けた場合は、速やかに支部幹事会に報告し、その対応を協議します。

10.会の内外における損害発生への対処

同友会札幌支部会員または関係者に対して損害が発生したり、または同友会札幌支部外の不特定多数の第三者に対して損害が発生した場合は、「ガイドライン」への準拠の有無の確認を含めた問題発生の原因を究明した上で、同友会・管理担当者・会員・関係者・法曹関係者との話し合いを以て適切に対処して問題を解決すると共に、再発防止に努めるものとします。

11.ガイドラインの改訂

本ガイドラインの改訂時期は支部の事業年度始めを基本とします。 重大な問題や大きな改善につながる事項が発生した場合は、必要に応じて総務委員会で改訂案を検討し、執行委員会に提案、支部幹事会での承認を以て改訂します。

(2024年12月9日・第9回札幌支部幹事会で確認)